Documentation Simplifiez la gestion de vos documents
Maîtrisez vos documents
Les entreprises sont confrontées à un enjeu important, celui de la gestion de documents et de données souvent éparpillés dans beaucoup d’applications, serveurs, fichiers et ordinateurs … Ce qui peut conduire à des risques de perte, d'utilisation de versions périmées et surtout la surcharge de travail et la perte de temps dans la recherche du bon document à la bonne version ou encore dans la diffusion des documents.
La maîtrise et la consolidation des documents sont importantes pour la bonne marche des entreprises. QUALIPRO, logiciel Qualité / QHSE, dispose ainsi d'un module de gestion électronique de documents "GED" qui permet de gérer, ordonner et sécuriser les flux documentaires.
QUALIPRO, logiciel Qualité / QHSE, permet une gestion électronique et sécurisée des informations documentées:
- Documents internes: (procédure, instruction, mode opératoire, fiche de poste, fiche technique produit, etc.) : ce module permet la maîtrise de la documentation établie en interne tout au long de son cycle de vie : expression des besoins de création, modification, validation, signature électronique, diffusion, gestion des versions, et ce avec une traçabilité sur les différentes étapes.
- Documents externes: (normes, réglementation, documentation technique machine etc.) : Ce module permet la maîtrise de la documentation d’origine externe par leur identification, classement, diffusion, etc.
- Information documentée du type "Enregistrements" (devis fournisseurs, contrats, etc.) : Ce module permet le classement et l'archivage des différents enregistrements avec une possibilité de recherche au niveau de l'historique par mots clés, facilitant ainsi la recherche de l'information.
Avantages
Le module documentation GED de QUALIPRO, logiciel Qualité / QHSE, apporte des gains considérables aux utilisateurs en leur permettant d’adopter un système de classement commun, en rationalisant la recherche et le tri des documents, et surtout en optimisant les processus d’entreprise.
QUALIPRO répond aux problématiques de la gestion documentaire en assurant:
- Un gain de temps au niveau de la maîtrise documentaire.
- Une implication des utilisateurs et des collaborateurs dans l'amélioration continue du système documentaire.
- Une réduction du temps de recherche de documents.
- Une disponibilité en temps réel de la documentation.
- Une diffusion maîtrisée et personnalisée (élimination du risque de perte de l'information).
- Une visibilité claire et totale de tous les documents disponibles et en cours de validation.
- Une compatibilité avec tous les formats de fichiers (office, libre office, pdf, etc.).
- Une gestion des versions, des workflows de validation et des cycles de vie des documents.
- Un partage des informations simple, contrôlé et immédiat.
- Une traçabilité des circuits de validation et des accès aux documents.
- Une élimination du risque de circulation des versions périmées.
- Un système documentaire "zéro papier".
- Une maîtrise de la documentation d’origine externe (sous format papier et électronique).
- Sauvegarde et stockage de toutes les données d'une manière sécurisée.
Disponible en mode CLOUD et en mode LICENCE hébergée chez le client
Répond aux nouvelles exigences de l’ISO 9001 v 2015 et l’ISO 14001 v 2015